Xây dựng Quy trình làm việc trong Doanh nghiệp

Xây dựng quy trình làm việc để có thể thực thi hiệu quả là một công việc không hề đơn giản đối với các Doanh nghiệp. Một đội ngũ viết quy trình chuyên nghiệp sẽ là trợ lý đắc lực cho CEO.

Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, để xây dựng được tốt là điều không hề dễ dàng. Thêm vào đó, sự thay đổi linh hoạt của thị trường cũng gây ảnh hưởng phần nào đến doanh nghiệp.

Đầu tiên, xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Công việc đầu tiên để bắt tay vào việc viết quy trình, đó là xác định nhu cầu. Xuất phát từ chính CEO/ lãnh đạo doanh nghiệp hoặc nhân viên.

Các bước xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Áp dụng các tiêu chuẩn mới
Tài liệu căn bản để nhân viên thực hiện theo.
Nâng cấp hệ thống.
Yêu cầu từ quản lý.

Bước 2: Xác định mục đích

Mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc này là gì?
Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu, chính sách nào của tổ chức?
Toàn bộ các bước thực hiện công việc, phương pháp thực hiện, tần suất, thời hạn đều được xây dựng trên cơ sở đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 3: Xác định phạm vi áp dụng

Ai là người sẽ có thể áp dụng các quy trình này? Tất cả các nhân viên hay chỉ một số phòng ban cụ thể? Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau.

Cuối cùng, xác định các nội dung quy trình doanh nghiệp sẽ viết

Hay nói cách khác là xây dựng quy trình làm việc này gồm bao nhiêu bước? Các bước cụ thể như thế nào? Một quy trình làm việc thông thường từ 8 – 12 bước. Quy trình gồm quá nhiều bước dễ gây sự rối loạn, khó kiểm soát trong khi quy trình quá ít bước đôi khi lại mô tả chưa rõ ràng.

Để có thể phân tích từng bước trong quy trình, chúng ta cần đánh giá các yếu tố sau:

Đầu vào: gồm những yếu tố nào?
Đầu ra: gồm cấu thành của các yếu tố nào?

Sử dụng phương pháp 5W 1H để làm sáng tỏ vấn đề

5W (What? Là gì? – Why? Tại sao? – Who? Ai thực hiện? – When? Khi nào? – Where? Ở đâu? – How? Làm thế nào?)

Phương pháp 5M để xác định nguồn lực

Man (Con người) – Money (Tài chính) – Machine (Máy móc) – Material (Nguyên vật liệu) – Method (Phương pháp làm việc)

Xác định các điểm mấu chốt để kiểm soát

Việc xác định các điểm này chính là thực hiện chức năng kiểm tra giám sát của nhà quản trị.

Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có từng ấy điểm kiểm soát, tuy nhiên do các nguồn lực không đủ nên tổ chức chỉ thiết lập các điểm trọng yếu.

Xác định người thực hiện

Mỗi bước công việc, cần phải xác định rõ có bao nhiêu bộ phận/cá nhân nào cùng thực hiện.

Có những quy trình, cần xác định rõ ràng, chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

Xác định các phương pháp để kiểm soát công việc

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Nhiều tổ chức coi bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ đơn giản để nó là công cụ hỗ trợ cho việc thiết lập quá trình.

Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…

Mô tả các bước trong quy trình doanh nghiệp

Để nhân viên có thể dễ dàng áp dụng quy trình làm việc vào thực tế, bạn cần có văn bản đi kèm mô tả các bước thực hiện theo quy trình.

Mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
Cách thức thực hiện các bước công việc?
Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo

Quy trình doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần đính kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt.
Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.
Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.

iBPO là đơn vị cung cấp dịch vụ chuẩn hóa quy trình chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường cải tiến, nâng cao hiệu suất làm việc để doanh nghiệp ngày một phát triển.