Từ Chăm Chỉ Đến Vận Hành Thông Minh: Bước Ngoặt Của Doanh Nghiệp

Có một nghịch lý rất phổ biến trong thế giới doanh nghiệp: khi công ty còn nhỏ, người làm việc nhiều nhất thường là người tạo ra nhiều giá trị nhất. Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu lớn lên, chính người làm việc nhiều nhất lại có thể trở thành điểm nghẽn lớn nhất của tổ chức.

Đó là câu chuyện mà IBPO thường xuyên bắt gặp trong quá trình đồng hành cùng các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị và quy trình vận hành.

Người hùng của doanh nghiệp

Chúng tôi từng làm việc với một doanh nghiệp dịch vụ có quy mô khoảng 50 nhân sự. Người sáng lập là mẫu lãnh đạo mà bất kỳ ai cũng phải nể phục: đến công ty sớm nhất, về muộn nhất và gần như luôn trong trạng thái sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề.

Từ khách hàng, nhân sự, tài chính đến vận hành, mọi việc đều có thể tìm thấy câu trả lời từ anh. Trong nhiều năm, chính sự tận tâm ấy đã góp phần quan trọng giúp doanh nghiệp tăng trưởng liên tục.

Tuy nhiên, khi công ty mở rộng quy mô, những dấu hiệu bất ổn bắt đầu xuất hiện. Nhân viên liên tục chờ phê duyệt, các phòng ban phải đợi quyết định từ cấp trên, khách hàng phải chờ phản hồi và những công việc đơn giản cũng có thể bị trì hoãn chỉ vì thiếu một cái gật đầu từ người lãnh đạo.

Doanh nghiệp vẫn tăng trưởng, nhưng tốc độ vận hành bắt đầu chậm lại.

Khi thành công của ngày hôm qua trở thành rào cản của ngày hôm nay

Điều đáng chú ý là những doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng vận hành thường không phải vì họ làm quá ít. Ngược lại, họ đang làm quá nhiều.

Người lãnh đạo tham gia quá sâu vào công việc hằng ngày, can thiệp vào quá nhiều quyết định và kiểm soát quá nhiều hoạt động. Theo thời gian, họ vô tình trở thành trung tâm của mọi quy trình vận hành.

Ở quy mô 5 người, cách quản lý này có thể phát huy hiệu quả. Ở quy mô 10 người, nó vẫn có thể chấp nhận được. Nhưng khi doanh nghiệp đạt tới 30, 50 hay 100 nhân sự, mô hình quản trị dựa trên một cá nhân bắt đầu bộc lộ những giới hạn rõ rệt.

Một tổ chức lớn không thể vận hành bằng trí nhớ của một người. Cũng giống như không ai có thể điều khiển một chiếc máy bay thương mại bằng kinh nghiệm lái xe máy. Khi quy mô thay đổi, cách vận hành cũng phải thay đổi.

Khoảnh khắc thức tỉnh của nhiều chủ doanh nghiệp

Trong các buổi tư vấn, chúng tôi thường đặt ra một câu hỏi đơn giản:

“Nếu anh/chị rời công ty trong hai tuần, doanh nghiệp có thể vận hành bình thường hay không?”

Câu hỏi này thường tạo ra khoảng lặng.

Bởi nhiều chủ doanh nghiệp nhận ra rằng tổ chức của họ đang vận hành được không phải vì hệ thống tốt, mà vì bản thân họ liên tục xuất hiện để xử lý các vấn đề phát sinh.

Mỗi ngày trôi qua đều có những sự cố được giải quyết. Tuy nhiên, cũng chính mỗi ngày như vậy, doanh nghiệp lại phụ thuộc nhiều hơn vào người lãnh đạo. Đây là vòng luẩn quẩn khiến không ít doanh nghiệp tăng trưởng về doanh thu nhưng chưa thực sự trưởng thành về năng lực quản trị.

Chăm chỉ không thể giải quyết một vấn đề hệ thống

Khi doanh nghiệp gặp khó khăn, phản ứng tự nhiên nhất thường là làm nhiều hơn: họp nhiều hơn, kiểm tra nhiều hơn và theo sát công việc nhiều hơn.

Tuy nhiên, vấn đề hệ thống không thể được giải quyết chỉ bằng sự chăm chỉ.

Nếu quy trình đang tồn tại sai sót, làm nhanh hơn chỉ khiến sai sót xuất hiện nhanh hơn. Nếu sự phối hợp giữa các phòng ban chưa rõ ràng, bổ sung thêm nhân sự chỉ làm chi phí gia tăng. Nếu tổ chức phụ thuộc vào một vài cá nhân chủ chốt, mọi nỗ lực tăng trưởng cuối cùng vẫn sẽ dồn về những điểm nghẽn quen thuộc.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng họ cần thêm người. Trên thực tế, điều họ cần trước tiên là một cách vận hành hiệu quả hơn.

Bước ngoặt mang tên hệ thống

Mọi doanh nghiệp trưởng thành đều có một điểm chung: họ ngừng cố gắng quản lý mọi thứ bằng sự hiện diện của người lãnh đạo và bắt đầu xây dựng hệ thống.

Những công việc lặp lại được chuẩn hóa thành quy trình. Kinh nghiệm cá nhân được chuyển hóa thành hướng dẫn thực thi. Các hoạt động quan trọng được gắn với tiêu chuẩn, biểu mẫu và cơ chế kiểm soát rõ ràng.

Khi đó, doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào việc ai đang thực hiện công việc, mà phụ thuộc vào việc hệ thống đang vận hành như thế nào.

Đây chính là sự khác biệt giữa quản lý bằng con người và quản lý bằng quy trình; đồng thời cũng là sự khác biệt giữa một doanh nghiệp tăng trưởng ngắn hạn và một doanh nghiệp có khả năng phát triển bền vững.

Doanh nghiệp trưởng thành không được đo bằng mức độ bận rộn của người lãnh đạo

Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn tự hào khi mình là người bận nhất công ty. Tuy nhiên, dưới góc nhìn quản trị, đây chưa chắc là một tín hiệu tích cực.

Nếu mọi quyết định đều phải tìm đến người lãnh đạo, doanh nghiệp đang sở hữu một cá nhân xuất sắc chứ chưa sở hữu một hệ thống vận hành hiệu quả. Và không một tổ chức nào có thể phát triển bền vững nếu toàn bộ tương lai của nó phụ thuộc vào một người.

Một doanh nghiệp trưởng thành là khi công việc được thực hiện nhất quán dù ai đảm nhận; nhân sự mới có thể nhanh chóng tiếp nhận công việc; các phòng ban phối hợp hiệu quả mà không cần liên tục xin ý kiến; và người lãnh đạo có thời gian tập trung vào chiến lược thay vì xử lý sự vụ hằng ngày.

Đó là thời điểm tổ chức bắt đầu vận hành bằng năng lực của hệ thống thay vì năng lượng của cá nhân.

Từ làm việc chăm chỉ đến vận hành thông minh

Trong quá trình đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp, IBPO nhận thấy rằng phần lớn những khó khăn trong tăng trưởng không bắt nguồn từ thị trường hay sản phẩm. Nguồn gốc của vấn đề thường nằm ở cách doanh nghiệp đang vận hành.

Khi quy mô tăng lên nhưng phương thức quản lý vẫn giữ nguyên như giai đoạn khởi nghiệp, sự quá tải gần như là điều không thể tránh khỏi.

Vì vậy, một trong những dấu mốc quan trọng nhất trên hành trình trưởng thành của doanh nghiệp không phải là doanh thu tăng thêm bao nhiêu, mà là thời điểm doanh nghiệp chuyển đổi từ tư duy “làm việc chăm chỉ” sang tư duy “vận hành thông minh”.

Sự chăm chỉ có thể giúp doanh nghiệp đi nhanh trong một chặng đường ngắn. Nhưng chỉ có hệ thống mới giúp doanh nghiệp đi xa.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY