Mùa lập kế hoạch năm – Những công việc cần chuẩn bị
Bất kể bạn là nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, thì thời điểm cuối năm cũng là lúc bạn phải lập kế hoạch cho năm mới nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình sống sót trên thương trường khốc liệt.
Một bản kế hoạch năm đầy đủ, chi tiết sẽ giúp các CEO có cái nhìn tổng quan toàn cảnh của doanh nghiệp, đồng thời có chiến lược sử dụng hiệu quả tiềm năng có sẵn trong công ty. Thông thường hoạt động lập kế hoạch diễn ra vào tháng 10 đối với các doanh nghiệp lớn, còn đối với doanh nghiệp nhỏ thì sẽ thực hiện vào tháng 12.
Vậy, kế hoạch năm là gì? Chính xác thì điều này có vai trò gì đối với một doanh nghiệp và Làm thế nào để lập một kế hoạch chiến lược hiệu quả? Những câu hỏi đó sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây:
Lập kế hoạch năm là xác định những mục tiêu doanh nghiệp sẽ đạt được trong năm tới và các phương án để thực hiện mục tiêu đó. Trọng tâm của kế hoạch năm là làm thế nào để toàn bộ tổ chức cùng có tầm nhìn chung, cùng cố gắng đề đạt được mục tiêu chung đó.
Một kế hoạch năm cụ thể, rõ ràng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ví dụ:
– Vạch ra con đường cho doanh nghiệp: Một kế hoạch năm giống như một lộ trình, dẫn đường cho tổ chức vượt qua mọi thách thức để đạt được mục tiêu. Kế hoạch thiết lập hướng đi chung cho cả doanh nghiệp, do đó, mọi cá nhân sẽ tăng cường sự tập trung để đạt được điều đó.
– Tối đa hoá chi phí: Kế hoạch năm sẽ giúp doanh nghiệp có sự chủ động trong việc điều phối nhân sự, nguồn lực tài chính phục vụ cho các hoạt động sản xuất tại mỗi thời điểm. Điều này giúp tối ưu hoá chi phí nhân sự, chi phí sản xuất.
– Mang lại định hướng rõ ràng cho nhân viên: Với mục tiêu rõ ràng, nhiệm vụ cụ thể và những tiêu chí đánh giá minh bạch, nhân viên sẽ biết họ cần làm những gì, công việc của họ được đánh giá ra sao và từ đó họ sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ.
Lập bản kế hoạch năm gồm 3 bước:
- Xác định Mục tiêu kinh doanh (bao nhiêu tỷ), lợi nhuận, chi phí, các vấn đề tồn tại khác cần cải tiến/ khắc phục.
- Xây dựng Kế hoạch sản xuất, nhân sự, marketing và các hoạt động khối Back office cũng như kế hoạch tuyển dụng, chính sách nhân sự, thu nhập, đãi ngộ, PR, quy trình nội bộ, đào tạo, cơ cấu nhân sự,…
- Tổng hợp các Kế hoạch trên để xây dựng Kế hoạch tài chính, dòng tiền (tháng nào, cần chi bao nhiêu tiền, thu bao nhiêu, có cần đi vay không, vay ngắn hạn hay dài hạn hay đem tiền dư gửi tiết kiệm ngắn hạn)
Để ra được bản kế hoạch này, CEO phải nghiên cứu thật kỹ:
– Dữ liệu quá khứ (kế hoạch/ thực tế) của 2-3 năm trước đó để tham khảo dựa trên năng lực thực tế của công ty
– Điểm yếu của công ty mà nhất định cần khắc phục
– Định hướng chiến lược lâu dài của Công ty
Bản Kế hoạch này nên được sự đồng thuận của CEO và các Trưởng bộ phận, sau đó truyền thông xuống toàn nhân viên, in poster treo dán khắp nơi để cùng nhau cố gắng.
– Hàng tháng bộ phận Kế toán nên báo cáo mức độ hoàn thành kế hoạch doanh số
– 3 tháng 1 lần CEO nên review lại mục tiêu và Kế hoạch
– 6 tháng 1 lần cả công ty nên Sơ kết đánh giá hoạt động 6 tháng từ dưới lên trên
Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại. Mặc dù lập kế hoạch năm chiếm nhiều thời gian trong giai đoạn đầu nhưng đó là khoản thời gian tiêu tốn chính đáng để có thể tạo ra giá trị khổng lồ sau này.
