Kỷ luật doanh nghiệp: Đừng đổ lỗi con người khi hệ thống chưa đúng

Một doanh nghiệp phải liên tục nhắc việc mỗi ngày thường không thiếu người chăm chỉ. Họ thiếu hệ thống.

Đây là một trong những ngộ nhận phổ biến nhất trong quản trị doanh nghiệp: nhiều lãnh đạo cho rằng tổ chức vận hành kém vì nhân sự chưa đủ trách nhiệm, chưa đủ quyết tâm hoặc chưa đủ kỷ luật.

Nhưng trên thực tế, phần lớn vấn đề vận hành lại không đến từ “ý thức con người”. Nó đến từ việc doanh nghiệp đang buộc con người phải ghi nhớ quá nhiều, tự xoay xở quá nhiều và phụ thuộc quá nhiều vào ý chí cá nhân.

Ý chí giúp doanh nghiệp tăng tốc ngắn hạn, nhưng không thể vận hành dài hạn

Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp tăng trưởng bằng năng lượng của founder.

Người lãnh đạo theo sát mọi đầu việc, tự kiểm tra tiến độ, liên tục nhắc nhân sự và trực tiếp xử lý mọi vấn đề phát sinh. Mô hình này có thể hiệu quả khi quy mô còn nhỏ.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng, số lượng nhân sự tăng lên, phòng ban nhiều hơn và khối lượng công việc phức tạp hơn, mô hình quản lý bằng “sự cố gắng” bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Nhân sự quên việc. Quản lý quá tải. Thông tin đứt gãy giữa các bộ phận. Công việc phụ thuộc vào một vài cá nhân chủ chốt.

Doanh nghiệp dần rơi vào trạng thái quen thuộc:

• Họp liên tục để nhắc việc.
• Xử lý sự cố nhiều hơn cải tiến.
• Lãnh đạo càng giỏi càng bận.
• Tổ chức vận hành bằng trí nhớ thay vì quy trình.

Đó không phải dấu hiệu của một tổ chức thiếu người tốt. Đó là dấu hiệu của một hệ thống chưa đủ tốt.

Người kỷ luật không mạnh hơn người khác, họ chỉ có hệ thống tốt hơn

Não bộ con người luôn có xu hướng tiết kiệm năng lượng. Vì thế, những hành vi đòi hỏi phải “gồng mình” liên tục thường rất khó duy trì lâu dài.

Một nhân viên có thể đầy quyết tâm trong vài ngày. Một quản lý có thể cực kỳ tập trung trong vài tuần. Nhưng không ai có thể vận hành ổn định trong nhiều năm chỉ bằng ý chí.

Đó là lý do các doanh nghiệp mạnh không đặt niềm tin tuyệt đối vào cảm hứng hay tinh thần tự giác. Họ tập trung vào thiết kế hệ thống.

Ví dụ:

• Thay vì yêu cầu nhân sự “đừng quên”, họ xây dựng checklist.
• Thay vì quản lý bằng trí nhớ, họ sử dụng dashboard và dữ liệu.
• Thay vì phụ thuộc vào cá nhân giỏi, họ chuẩn hóa SOP.
• Thay vì liên tục thúc ép, họ xây dựng quy trình phối hợp rõ ràng giữa các phòng ban.

Khi hệ thống được thiết kế đúng, hành vi đúng sẽ diễn ra tự nhiên hơn. Con người không cần phải chống lại chính mình mỗi ngày để làm đúng.

Một tổ chức mạnh là tổ chức khiến việc đúng trở nên dễ dàng

Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang gặp cùng một vấn đề: lãnh đạo càng giỏi thì doanh nghiệp càng phụ thuộc.

Founder đi vắng, tổ chức chậm lại. Quản lý nghỉ việc, vận hành rối loạn. Nhân sự mới vào mất nhiều tháng để thích nghi.

Nguyên nhân nằm ở việc doanh nghiệp chưa chuyển được từ mô hình “quản lý bằng con người” sang “quản lý bằng hệ thống”.

Một tổ chức trưởng thành không vận hành bằng việc lãnh đạo phải theo sát mọi thứ. Họ vận hành bằng:

• Quy trình rõ ràng.
• Vai trò minh bạch.
• Dữ liệu đồng bộ.
• Cơ chế phối hợp cụ thể.
• Tiêu chuẩn vận hành có thể nhân bản.

Khi đó:

• Nhân sự dễ phối hợp hơn.
• Quản lý giảm áp lực kiểm soát.
• Doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào cá nhân.
• Tổ chức có khả năng mở rộng bền vững hơn.

Đỉnh cao của quản trị không phải là ép con người cố gắng hơn

Nhiều người cho rằng kỷ luật là ép bản thân làm việc nhiều hơn. Nhưng trong quản trị doanh nghiệp, đỉnh cao của kỷ luật lại là thiết kế hệ thống để tổ chức không cần phải “gồng mình” mà vẫn vận hành đúng.

Một quy trình tốt giúp giảm sai sót. Một cơ chế rõ ràng giúp giảm xung đột. Một hệ thống vận hành chuẩn giúp giảm phụ thuộc vào cảm xúc và trí nhớ của con người.

Đó cũng là khác biệt giữa:

• Doanh nghiệp vận hành bằng nỗ lực.
• Doanh nghiệp vận hành bằng hệ thống.

IBPO – Đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị bền vững

Tại IBPO, chúng tôi tin rằng một doanh nghiệp không thể tăng trưởng dài hạn chỉ bằng sự chăm chỉ của lãnh đạo hay tinh thần trách nhiệm của nhân sự.

Điều tạo nên khả năng phát triển bền vững nằm ở hệ thống quản trị, quy trình vận hành, cơ chế phối hợp và khả năng chuẩn hóa tổ chức.

Bởi cuối cùng, một doanh nghiệp mạnh không phải là doanh nghiệp có những con người luôn phải “gồng mình” để vận hành, mà là doanh nghiệp sở hữu một hệ thống đủ tốt để việc đúng có thể diễn ra một cách tự nhiên mỗi ngày.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY

.