Doanh nghiệp không thiếu KPI – Chỉ thiếu cách vận hành để đạt KPI

Nhiều doanh nghiệp hiện nay dành không ít thời gian và nguồn lực để xây dựng hệ thống KPI. Từ phòng Kinh doanh, Nhân sự, Sản xuất đến từng vị trí công việc, mọi mục tiêu đều được lượng hóa bằng các chỉ số cụ thể nhằm đo lường hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, sau khi hoàn thiện bộ KPI, một câu hỏi quen thuộc lại xuất hiện:

Vì sao KPI đã có nhưng kết quả kinh doanh vẫn không cải thiện?

Doanh số chưa đạt kế hoạch. Khách hàng vẫn phàn nàn về chất lượng dịch vụ. Nhân viên làm việc thiếu đồng bộ. Các cuộc họp đánh giá KPI diễn ra thường xuyên nhưng những vấn đề cũ vẫn lặp lại.

Qua quá trình đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong hoạt động xây dựng hệ thống quản lý, iBPO nhận thấy rằng nguyên nhân thường không nằm ở KPI. Vấn đề cốt lõi nằm ở hệ thống vận hành phía sau KPI.

KPI chỉ đo lường kết quả, không tạo ra kết quả

Một sai lầm khá phổ biến là đặt quá nhiều kỳ vọng vào KPI.

Khi doanh số không đạt, doanh nghiệp điều chỉnh KPI. Khi năng suất lao động giảm, doanh nghiệp bổ sung KPI. Khi nhân viên chưa đáp ứng kỳ vọng, doanh nghiệp siết chặt cơ chế đánh giá.

Tuy nhiên, KPI về bản chất chỉ là công cụ đo lường. KPI giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu, nhưng không chỉ ra cách thức để đạt được mục tiêu.

Nếu phía sau không có quy trình rõ ràng, trách nhiệm không được phân định cụ thể và các bộ phận thiếu cơ chế phối hợp hiệu quả, KPI chỉ đơn thuần là những con số xuất hiện trên báo cáo. Khi đó, KPI dễ trở thành áp lực đối với nhân viên thay vì là công cụ hỗ trợ quản trị.

Vì sao doanh nghiệp họp rất nhiều nhưng hiệu quả không cải thiện?

Đây là thực trạng thường gặp ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mỗi khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp tổ chức họp. Khi KPI không đạt, doanh nghiệp tiếp tục họp để tìm nguyên nhân. Khi xảy ra sai sót, các cuộc họp lại được tổ chức nhằm nhắc nhở hoặc chấn chỉnh nhân sự.

Tuy nhiên, sau nhiều cuộc họp, những vấn đề tương tự vẫn tái diễn.

Nguyên nhân không nằm ở sự thiếu quyết liệt của lãnh đạo mà ở việc doanh nghiệp đang sử dụng cuộc họp để thay thế cho quy trình.

Khi chưa có quy trình chuẩn hóa, nhân viên thường xử lý công việc theo kinh nghiệm cá nhân. Các phòng ban phối hợp thiếu thống nhất, trách nhiệm chưa được xác định rõ ràng và nhiều quyết định vẫn phụ thuộc vào một vài cá nhân chủ chốt.

Kết quả là mọi vấn đề đều phải đưa lên cấp quản lý xử lý, khiến doanh nghiệp vận hành bằng các cuộc họp thay vì vận hành bằng hệ thống.

Khi KPI không đạt, nguyên nhân thường nằm ở quy trình

Trong quá trình khảo sát thực tế tại một doanh nghiệp phân phối, đội ngũ chuyên gia iBPO ghi nhận tình trạng doanh số liên tục không đạt kế hoạch mặc dù đội ngũ kinh doanh được đánh giá có năng lực và kinh nghiệm.

Ban lãnh đạo ban đầu cho rằng nguyên nhân nằm ở chất lượng nhân sự. Tuy nhiên, khi phân tích toàn bộ quy trình bán hàng, nhiều điểm nghẽn đã được phát hiện.

Thông tin khách hàng được quản lý rời rạc ở nhiều nguồn khác nhau. Không có quy định thống nhất về thời gian phản hồi khách hàng. Trách nhiệm giữa các bộ phận chưa rõ ràng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng chưa xây dựng được cơ chế theo dõi và kiểm soát các cơ hội bán hàng.

Nói cách khác, doanh nghiệp đang yêu cầu nhân viên đạt KPI nhưng chưa xây dựng được hệ thống hỗ trợ để nhân viên đạt được KPI đó.

Sau khi chuẩn hóa quy trình và thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, hiệu quả kinh doanh đã được cải thiện đáng kể, dù bộ KPI gần như không thay đổi.

Doanh nghiệp tăng trưởng bằng hệ thống, không phải bằng áp lực

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững không thể chỉ dựa vào nỗ lực của từng cá nhân. Tăng trưởng dài hạn luôn cần được xây dựng trên nền tảng của một hệ thống vận hành bài bản.

Một hệ thống quản lý hiệu quả giúp mỗi cá nhân hiểu rõ trách nhiệm của mình, mỗi phòng ban biết cách phối hợp với nhau và mỗi công việc đều có tiêu chuẩn thực hiện cụ thể.

Khi quy trình được thiết kế phù hợp, nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nhà quản lý giảm thời gian xử lý sự vụ và lãnh đạo có điều kiện tập trung vào chiến lược phát triển.

Khi đó, KPI không còn là áp lực phải theo đuổi mỗi ngày mà trở thành kết quả tự nhiên của một hệ thống vận hành hiệu quả.

Góc nhìn từ iBPO

Qua nhiều dự án tư vấn xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp, iBPO nhận thấy rằng phần lớn doanh nghiệp không thiếu mục tiêu. Điều họ thực sự thiếu là một hệ thống đủ rõ ràng để biến mục tiêu thành hành động và kết quả.

KPI cho doanh nghiệp biết đích đến. Quy trình quản lý doanh nghiệp chỉ ra con đường để đạt được đích đến đó.

Đó cũng là lý do những doanh nghiệp phát triển bền vững luôn ưu tiên chuẩn hóa quy trình, xây dựng cơ chế phối hợp và nâng cao năng lực quản trị trước khi nghĩ đến việc gia tăng thêm các chỉ tiêu đánh giá.

Bởi xét đến cùng, KPI chỉ là kết quả cuối cùng của quá trình vận hành.

Quy trình mới là nguyên nhân tạo ra kết quả.

Khi hệ thống vận hành được xây dựng đúng, KPI không còn là áp lực mà trở thành thành quả tất yếu của một doanh nghiệp được quản trị bài bản, minh bạch và hiệu quả.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY