Doanh nghiệp vững bắt đầu từ lãnh đạo biết quản trị chính mình

Doanh nghiệp đã xây dựng quy trình. KPI đã được ban hành. Phần mềm quản trị cũng đã triển khai. Thế nhưng chỉ sau vài tháng, mọi thứ lại quay về như cũ. Nhân viên làm việc theo thói quen. Quản lý xử lý công việc bằng kinh nghiệm. Người lãnh đạo vẫn phải giải quyết từng việc nhỏ mỗi ngày.

Đây là tình huống mà IBPO gặp khá thường xuyên trong quá trình tư vấn xây dựng hệ thống quản trị cho doanh nghiệp. Nhiều người cho rằng nguyên nhân nằm ở quy trình chưa đủ tốt hoặc nhân sự chưa đủ năng lực. Tuy nhiên, khi phân tích sâu hơn, vấn đề thường bắt đầu từ một nguyên nhân khác: người lãnh đạo chưa quản trị được chính mình.

Mục lục:

1. Người lãnh đạo càng bận, hệ thống càng có vấn đề.
2. Quản trị bản thân cũng cần được chuẩn hóa bằng quy trình
3. Chỉ một quyết định cảm tính cũng có thể làm suy yếu cả hệ thống
4. Hệ thống quản trị mạnh luôn bắt đầu từ một người lãnh đạo có kỷ luật

Quy trình có thể được ban hành, nhưng văn hóa quản trị được tạo nên từ người lãnh đạo

Không ít doanh nghiệp đầu tư nhiều thời gian và chi phí để xây dựng hệ thống quy trình. Tuy nhiên, chỉ một thời gian ngắn sau khi ban hành, các quy trình dần bị bỏ quên.

Nguyên nhân không phải vì quy trình chưa tốt. Mà vì người lãnh đạo là người đầu tiên không tuân thủ quy trình.

Hôm nay yêu cầu mọi khoản chi phải được phê duyệt theo đúng quy định, nhưng ngày mai lại chỉ đạo thanh toán ngay vì “việc gấp”. Tuần này thống nhất mục tiêu kinh doanh, nhưng tuần sau lại thay đổi ưu tiên mà không đánh giá tác động đến các phòng ban. Đã phân quyền cho cấp quản lý, nhưng cuối cùng mọi quyết định vẫn phải chờ người đứng đầu.

Những hành động tưởng chừng rất nhỏ lại gửi đến toàn bộ tổ chức một thông điệp rõ ràng: quy trình chỉ có giá trị khi người lãnh đạo muốn áp dụng. Khi điều đó lặp lại nhiều lần, quy trình không còn là công cụ quản trị mà chỉ còn là những tài liệu được lưu trong máy tính.

Doanh nghiệp thường phản chiếu phong cách làm việc của người đứng đầu

Trong quản trị doanh nghiệp, có một thực tế rất khó phủ nhận: doanh nghiệp thường phản chiếu cách người lãnh đạo làm việc.

• Nếu CEO thường xuyên đi muộn, rất khó để yêu cầu các cuộc họp bắt đầu đúng giờ.
• Nếu người đứng đầu liên tục thay đổi quyết định theo cảm hứng, các cấp quản lý cũng sẽ điều hành theo cảm tính.
• Nếu lãnh đạo không chuẩn bị trước khi họp hoặc không đọc báo cáo, rất khó kỳ vọng đội ngũ làm việc dựa trên dữ liệu.

Ngược lại, khi người lãnh đạo làm việc có kế hoạch, tôn trọng quy trình và nhất quán trong cách điều hành, văn hóa kỷ luật sẽ từng bước hình thành trong toàn doanh nghiệp. Nói cách khác, quy trình của doanh nghiệp thường bắt đầu từ thói quen của người lãnh đạo.

1. Người lãnh đạo càng bận, hệ thống càng có vấn đề

Không ít chủ doanh nghiệp luôn ở trong trạng thái quá tải.

• Lịch làm việc kín từ sáng đến tối.
• Điện thoại liên tục đổ chuông.
• Hàng trăm tin nhắn cần phản hồi.
• Các cuộc họp nối tiếp nhau.
• Mọi quyết định đều phải chờ CEO phê duyệt.

Thoạt nhìn, đó là hình ảnh của một người lãnh đạo tận tụy. Nhưng dưới góc độ quản trị, đây lại là dấu hiệu cho thấy hệ thống chưa đủ trưởng thành. Một doanh nghiệp mà mọi việc đều phải chờ người đứng đầu xử lý là doanh nghiệp chưa thực sự vận hành bằng quy trình. Người lãnh đạo càng phải giải quyết nhiều công việc lặp lại, doanh nghiệp càng khó mở rộng quy mô.

2. Quản trị bản thân cũng cần được chuẩn hóa bằng quy trình

Khi nhắc đến quản trị bản thân, nhiều người thường nghĩ đến quản lý thời gian hoặc phát triển kỹ năng. Thực tế, dưới góc nhìn quản trị doanh nghiệp, quản trị bản thân còn là việc chuẩn hóa cách làm việc của chính người lãnh đạo. Một CEO hiệu quả không phụ thuộc vào trí nhớ hay cảm hứng. Họ xây dựng cho mình những quy trình làm việc rõ ràng.

Chẳng hạn:

• Quy trình lập kế hoạch tuần và tháng.
• Quy trình ra quyết định.
• Quy trình phê duyệt công việc và ngân sách.
• Quy trình tổ chức các cuộc họp.
• Quy trình theo dõi KPI và báo cáo quản trị.
• Quy trình học tập, cập nhật kiến thức và cải tiến năng lực lãnh đạo.

Khi người lãnh đạo làm việc theo hệ thống, doanh nghiệp mới có nền tảng để hình thành một hệ thống quản trị thống nhất.

3. Chỉ một quyết định cảm tính cũng có thể làm suy yếu cả hệ thống

Trong một dự án tư vấn, IBPO từng đồng hành cùng một doanh nghiệp đã xây dựng khá đầy đủ các quy trình vận hành. Tuy nhiên, chỉ sau vài tháng, nhiều quy trình gần như không còn được tuân thủ. Qua khảo sát, nguyên nhân không nằm ở tài liệu hay phần mềm. Điều khiến hệ thống mất hiệu lực là việc người lãnh đạo thường xuyên thay đổi quyết định theo tình huống. Mỗi lần thay đổi, các phòng ban lại phải điều chỉnh kế hoạch, cập nhật KPI và phân bổ lại nguồn lực. Dần dần, nhân viên không còn tin rằng quy trình là nguyên tắc cần tuân thủ. Họ chỉ chờ chỉ đạo mới nhất từ người đứng đầu. Khi đó, doanh nghiệp không còn vận hành bằng hệ thống mà vận hành bằng cảm tính.

Xây dựng hệ thống quản trị luôn bắt đầu từ người lãnh đạo

Trong quá trình tư vấn, IBPO hiếm khi bắt đầu bằng câu hỏi: “Doanh nghiệp hiện có bao nhiêu quy trình?”

Thay vào đó, chúng tôi thường hỏi:

“Một ngày làm việc của người lãnh đạo đang được vận hành theo hệ thống hay vẫn phụ thuộc vào cảm hứng?”

Bởi nếu người đứng đầu chưa có phương pháp làm việc nhất quán, rất khó để kỳ vọng cả tổ chức vận hành một cách kỷ luật. Quy trình không chỉ là những tài liệu hướng dẫn công việc. Quy trình còn là cách người lãnh đạo tư duy, ra quyết định và điều hành doanh nghiệp mỗi ngày.

4. Hệ thống quản trị mạnh luôn bắt đầu từ một người lãnh đạo có kỷ luật

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải liên tục thích ứng với những biến động của thị trường, lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ sản phẩm hay công nghệ mà còn đến từ chất lượng quản trị.

Một hệ thống quản trị chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi người lãnh đạo là người đầu tiên tuân thủ những nguyên tắc mà mình đã đặt ra.

Đó cũng là lý do IBPO luôn coi việc xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp không chỉ là chuẩn hóa các bước công việc, mà còn là quá trình giúp người lãnh đạo chuyển từ điều hành bằng kinh nghiệm sang điều hành bằng hệ thống.

Bởi cuối cùng, một doanh nghiệp không thể vận hành tốt hơn cách người lãnh đạo vận hành chính mình. Muốn xây dựng quy trình cho doanh nghiệp, trước hết hãy xây dựng “quy trình” cho người đứng đầu.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY