Quy trình tài chính: Doanh thu tăng nhưng doanh nghiệp vẫn thiếu tiền?

Doanh thu tăng, đơn hàng nhiều hơn, khách hàng liên tục ký hợp đồng. Thế nhưng đến cuối tháng, doanh nghiệp vẫn phải xoay xở để trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp hoặc vay ngắn hạn để duy trì hoạt động.

Đây không phải là trường hợp cá biệt.

Trong quá trình tư vấn xây dựng hệ thống quản trị cho nhiều doanh nghiệp, IBPO nhận thấy không ít doanh nghiệp đang rơi vào cùng một nghịch lý: doanh thu tăng nhưng dòng tiền ngày càng căng thẳng.

Nguyên nhân thường không nằm ở khả năng bán hàng, mà ở việc doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình tài chính đủ chặt chẽ để kiểm soát dòng tiền.

Doanh thu không đồng nghĩa với tiền mặt

Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn xem doanh thu là thước đo quan trọng nhất của tăng trưởng. Tuy nhiên, trong quản trị doanh nghiệp, doanh thu và dòng tiền là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

Doanh nghiệp có thể ký nhiều hợp đồng, xuất nhiều hóa đơn và ghi nhận doanh thu lớn. Nhưng nếu khách hàng chưa thanh toán, khoản tiền đó vẫn chưa thực sự trở thành dòng tiền của doanh nghiệp.

Trong khi đó, các khoản chi như tiền lương, tiền thuê mặt bằng, nguyên vật liệu, thuế và chi phí vận hành vẫn phải được thanh toán đúng hạn.

Chỉ cần dòng tiền vào chậm hơn dòng tiền ra, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng thiếu thanh khoản, dù báo cáo doanh thu vẫn rất tích cực.

Đó là lý do nhiều chuyên gia quản trị cho rằng: Doanh thu tạo ra cơ hội, còn dòng tiền quyết định khả năng tồn tại của doanh nghiệp.

Vấn đề không bắt đầu từ phòng kế toán

Khi doanh nghiệp thiếu tiền, nhiều người cho rằng nguyên nhân nằm ở bộ phận kế toán.

Thực tế, tài chính không bắt đầu từ phòng kế toán mà bắt đầu từ cách doanh nghiệp vận hành.

Một nhân viên kinh doanh cho khách hàng nợ quá thời hạn quy định.

Bộ phận mua hàng nhập nguyên vật liệu vượt nhu cầu thực tế.

Các khoản chi phát sinh được phê duyệt theo cảm tính.

Những hợp đồng lớn được ký kết nhưng không có kế hoạch thu hồi công nợ.

Mỗi quyết định riêng lẻ có thể không đáng kể. Nhưng khi cộng dồn, chúng tạo ra áp lực rất lớn lên dòng tiền của doanh nghiệp.

Nói cách khác, dòng tiền là kết quả của cả hệ thống quản trị, chứ không phải của riêng phòng tài chính hay kế toán.

Thiếu quy trình tài chính, doanh nghiệp dễ rơi vào vòng luẩn quẩn

Qua quá trình khảo sát và xây dựng hệ thống quản trị cho nhiều doanh nghiệp, IBPO nhận thấy phần lớn vấn đề tài chính đều bắt nguồn từ việc thiếu một quy trình quản lý thống nhất.

Những biểu hiện phổ biến gồm:

• Chi phí phát sinh ở nhiều phòng ban nhưng không được kiểm soát theo ngân sách.
• Công nợ phải thu kéo dài do thiếu quy trình theo dõi và thu hồi.
• Thanh toán cho nhà cung cấp không theo kế hoạch, làm gia tăng áp lực dòng tiền.
• Không dự báo được nhu cầu tiền mặt trong 30, 60 hoặc 90 ngày tới.
• Ban lãnh đạo chỉ phát hiện rủi ro khi báo cáo tài chính cuối tháng được hoàn thành.

Khi các hoạt động được xử lý theo kinh nghiệm của từng cá nhân thay vì theo quy trình chuẩn, doanh nghiệp sẽ luôn ở trạng thái bị động trước những biến động của thị trường.

Quy trình tài chính là điểm giao của toàn bộ hệ thống quản trị

Một quan niệm khá phổ biến là quy trình tài chính chỉ thuộc phạm vi của phòng kế toán.

Thực tế, quy trình tài chính là nơi kết nối hầu hết các hoạt động trong doanh nghiệp.

Một dòng tiền từ khi hình thành đến khi được ghi nhận thường đi qua nhiều quy trình:

Bán hàng → Báo giá → Ký hợp đồng → Giao hàng → Xuất hóa đơn → Thu hồi công nợ → Thu tiền → Hạch toán → Báo cáo quản trị → Ra quyết định.

Chỉ cần một mắt xích trong chuỗi này vận hành thiếu đồng bộ, toàn bộ dòng tiền của doanh nghiệp đều có thể bị ảnh hưởng.

Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp có doanh thu lớn nhưng vẫn thường xuyên phải vay ngắn hạn để duy trì hoạt động.

Một quy trình tài chính hiệu quả cần kiểm soát những gì?

Một quy trình tài chính không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số liệu kế toán mà còn phải giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát dòng tiền và hạn chế rủi ro.

Thông thường, quy trình cần bao gồm:

• Lập kế hoạch ngân sách theo mục tiêu kinh doanh.
• Quy định thẩm quyền phê duyệt các khoản chi.
• Kiểm soát thu – chi theo kế hoạch.
• Theo dõi và cảnh báo công nợ phải thu, công nợ phải trả.
• Dự báo dòng tiền trong ngắn hạn và trung hạn.
• Phân tích các chỉ số tài chính phục vụ điều hành.
• Đánh giá và cải tiến quy trình định kỳ.

Khi các bước này được chuẩn hóa, doanh nghiệp không chỉ biết mình đã chi bao nhiêu mà còn chủ động dự báo được khả năng thiếu hoặc thừa tiền trong tương lai để đưa ra quyết định phù hợp.

Tài chính là kết quả của một hệ thống quản trị tốt

Một doanh nghiệp không thể kiểm soát tốt tài chính nếu các quy trình bán hàng, mua hàng, kho, hợp đồng và công nợ vẫn vận hành rời rạc.

Đó là lý do các doanh nghiệp phát triển bền vững không xem quy trình tài chính là một quy trình độc lập, mà là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ hệ thống quản trị.

Tại IBPO, việc xây dựng quy trình tài chính luôn bắt đầu từ việc phân tích hành trình của dòng tiền trong doanh nghiệp. Từ khi khách hàng phát sinh nhu cầu, ký hợp đồng, giao hàng, thanh toán đến khi dòng tiền được ghi nhận trên báo cáo quản trị, mỗi điểm chạm đều cần có quy trình rõ ràng, trách nhiệm minh bạch và cơ chế kiểm soát phù hợp.

Khi toàn bộ hệ thống được kết nối, doanh nghiệp không chỉ nhìn thấy doanh thu mà còn biết chính xác dòng tiền đang ở đâu, sẽ thu về khi nào và những rủi ro nào cần được kiểm soát.

Tăng trưởng bền vững bắt đầu từ khả năng kiểm soát dòng tiền

Trong bối cảnh thị trường liên tục biến động, doanh nghiệp có thể chấp nhận lợi nhuận giảm trong một giai đoạn để đầu tư cho tương lai. Tuy nhiên, rất ít doanh nghiệp có thể tồn tại khi dòng tiền bị đứt gãy.

Vì vậy, xây dựng quy trình tài chính không đơn thuần là hoàn thiện nghiệp vụ kế toán. Đó là quá trình thiết kế một hệ thống quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, giảm rủi ro, nâng cao chất lượng ra quyết định và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

Doanh thu phản ánh kết quả kinh doanh của hôm nay. Quy trình tài chính quyết định năng lực phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY