5 Điểm Nghẽn Vận Hành Khiến Doanh Nghiệp Việt Khó Mở Rộng

Doanh nghiệp không thiếu cơ hội, nhưng thiếu một hệ thống đủ mạnh để tăng trưởng

Một doanh nghiệp thương mại tại Hà Nội từng duy trì tốc độ tăng trưởng doanh thu hơn 30% mỗi năm trong giai đoạn đầu phát triển. Đơn hàng liên tục gia tăng, tệp khách hàng được mở rộng và đội ngũ nhân sự không ngừng tuyển mới.

Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự vượt mốc 70 người, những vấn đề vận hành bắt đầu xuất hiện. Khách hàng phàn nàn về thời gian phản hồi, nhân viên mới mất nhiều tuần để hòa nhập, các trưởng bộ phận thường xuyên trong tình trạng quá tải, còn người chủ doanh nghiệp phải tham gia xử lý từ những quyết định chiến lược đến các công việc vận hành hằng ngày.

Doanh thu vẫn tăng, nhưng tổ chức bắt đầu chậm lại.

Đây không phải là câu chuyện cá biệt. Trong quá trình đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ, iBPO nhận thấy phần lớn các tổ chức gặp khó khăn trong giai đoạn mở rộng đều không thiếu năng lực kinh doanh. Điểm nghẽn thực sự nằm ở việc hệ thống quản trị chưa phát triển kịp với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Khi đó, những hạn chế trong vận hành sẽ dần trở thành lực cản vô hình, làm suy giảm hiệu quả quản trị và hạn chế khả năng mở rộng quy mô trong dài hạn.

1. Phụ thuộc quá nhiều vào người sáng lập

Nhiều doanh nghiệp Việt được hình thành từ năng lực chuyên môn, các mối quan hệ và uy tín cá nhân của người sáng lập. Trong giai đoạn khởi nghiệp, đây là một lợi thế quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và đưa ra quyết định kịp thời.

Tuy nhiên, khi quy mô ngày càng lớn, lợi thế này có thể trở thành điểm nghẽn.

Không ít CEO hiện nay vẫn trực tiếp phê duyệt các khoản chi, tham gia xử lý vấn đề nhân sự, giải quyết khiếu nại khách hàng và đưa ra hầu hết các quyết định vận hành. Điều đó tạo cảm giác doanh nghiệp đang được kiểm soát chặt chẽ, nhưng thực chất toàn bộ bộ máy lại phụ thuộc vào năng lực và quỹ thời gian của một cá nhân.

Một doanh nghiệp không thể tăng trưởng nhanh hơn tốc độ ra quyết định của người đứng đầu. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp đạt doanh thu hàng chục hoặc hàng trăm tỷ đồng nhưng vẫn vận hành theo mô hình của một doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Nguyên nhân cốt lõi không nằm ở con người, mà nằm ở việc doanh nghiệp chưa xây dựng được cơ chế phân quyền và hệ thống quy trình đủ rõ ràng để tổ chức có thể vận hành độc lập.

2. Mỗi người làm việc theo một cách khác nhau

Một trong những dấu hiệu phổ biến của doanh nghiệp thiếu chuẩn hóa là cùng một công việc nhưng được thực hiện theo nhiều cách khác nhau.

Khi một nhân sự nghỉ việc, phần lớn kinh nghiệm và kiến thức cũng rời khỏi doanh nghiệp. Khi tuyển người mới, quá trình đào tạo gần như phải bắt đầu lại từ đầu. Khi mở rộng thêm chi nhánh hoặc phòng ban, chất lượng công việc giữa các đơn vị trở nên thiếu đồng nhất.

Tình trạng này xuất phát từ việc doanh nghiệp vận hành bằng kinh nghiệm cá nhân thay vì vận hành bằng quy trình.

Trên thực tế, nhiều nhà quản lý vẫn cho rằng quy trình chỉ là các tài liệu phục vụ ISO hoặc những thủ tục hành chính mang tính hình thức. Tuy nhiên, quy trình quản lý chính là công cụ giúp doanh nghiệp chuyển hóa kinh nghiệm của một cá nhân thành năng lực của cả tổ chức.

Khi được xây dựng đúng cách, quy trình không làm giảm tính linh hoạt mà ngược lại còn giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng ổn định, rút ngắn thời gian đào tạo và tăng khả năng nhân rộng mô hình kinh doanh.

3. Quyết định quản trị dựa nhiều vào cảm tính

Không ít doanh nghiệp vẫn đang vận hành dựa trên kinh nghiệm cá nhân và cảm nhận chủ quan của lãnh đạo.

Nhân sự được đánh giá dựa trên cảm nhận. Công việc được phân công dựa trên sự tin tưởng. Các quyết định đầu tư hoặc điều chỉnh tổ chức được đưa ra theo trực giác nhiều hơn là dữ liệu.

Ở quy mô nhỏ, cách tiếp cận này có thể chưa tạo ra nhiều hệ lụy. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, mức độ phức tạp của hoạt động quản trị ngày càng gia tăng. Những quyết định mang tính cảm tính dễ dẫn đến tình trạng phân bổ nguồn lực thiếu hiệu quả, chồng chéo trách nhiệm giữa các bộ phận, thiếu công bằng trong đánh giá nhân sự và khó kiểm soát chất lượng công việc.

Một hệ thống quản trị hiện đại không loại bỏ vai trò của kinh nghiệm. Ngược lại, kinh nghiệm cần được hỗ trợ bởi dữ liệu, tiêu chuẩn vận hành và cơ chế kiểm soát rõ ràng để giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác hơn.

4. Thiếu hệ thống đo lường hiệu suất

Nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với một nghịch lý phổ biến: đội ngũ rất bận rộn nhưng kết quả đạt được lại không tương xứng.

Nhân viên thường xuyên làm thêm giờ, các phòng ban liên tục họp hành, nhưng năng suất và hiệu quả kinh doanh không được cải thiện đáng kể. Trong khi đó, ban lãnh đạo lại thiếu thông tin cần thiết để đưa ra quyết định.

Nguyên nhân chủ yếu nằm ở việc doanh nghiệp chưa xây dựng được hệ thống chỉ số quản trị phù hợp.

Khi không có KPI, các chỉ số vận hành hoặc cơ chế báo cáo minh bạch, nhà quản lý sẽ rất khó xác định bộ phận nào đang tạo ra giá trị, quy trình nào đang gây lãng phí hay hoạt động nào đang ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Trong quản trị hiện đại, điều không đo lường được sẽ rất khó cải tiến. Và điều không kiểm soát được sẽ rất khó mở rộng.

5. Thiếu cơ chế kiểm soát nội bộ

Không ít doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng hệ thống quy trình nhưng vẫn không đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Nguyên nhân là quy trình được xây dựng nhưng không được thực thi một cách nhất quán.

Tài liệu được ban hành đầy đủ nhưng nhân viên vẫn làm theo thói quen cũ. Những sai lệch trong quá trình thực hiện không được phát hiện kịp thời. Các hoạt động đánh giá và cải tiến chưa được duy trì thường xuyên.

Kết quả là hệ thống dần mất hiệu lực và các quy trình chỉ còn tồn tại trên giấy.

Trên thực tế, xây dựng quy trình mới chỉ là bước khởi đầu. Giá trị thực sự chỉ được tạo ra khi doanh nghiệp thiết lập được cơ chế giám sát, đánh giá hiệu lực và cải tiến liên tục. Đây cũng là yếu tố phân biệt giữa một bộ tài liệu quy trình đơn thuần với một hệ thống quản trị vận hành hiệu quả.

Muốn mở rộng quy mô, doanh nghiệp phải chuyển từ quản lý con người sang quản trị hệ thống

Nhiều doanh nghiệp đang tìm cách giải quyết các vấn đề tăng trưởng bằng việc tuyển thêm nhân sự, thay đổi nhân sự hoặc đầu tư thêm công nghệ. Tuy nhiên, nếu nền tảng vận hành chưa được chuẩn hóa, tốc độ tăng trưởng càng cao thì áp lực quản trị càng lớn.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, lợi thế không còn thuộc về doanh nghiệp sở hữu nhiều nhân sự nhất hay làm việc chăm chỉ nhất. Lợi thế thuộc về những tổ chức có khả năng chuyển hóa kinh nghiệm thành quy trình, chuyển hóa quy trình thành hệ thống và biến hệ thống thành năng lực vận hành bền vững.

Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn xây dựng hệ thống quy trình quản lý ngay từ khi quy mô còn nhỏ, thay vì chờ đến khi bộ máy phát sinh khủng hoảng mới bắt đầu tái cấu trúc.

Tại iBPO, chúng tôi tin rằng tăng trưởng bền vững không đến từ nỗ lực của một vài cá nhân xuất sắc. Tăng trưởng bền vững được tạo nên bởi một hệ thống quản trị được thiết kế bài bản, vận hành nhất quán và liên tục cải tiến.

Bởi cuối cùng, doanh nghiệp không thể phát triển vượt xa chất lượng của chính hệ thống quản trị mà mình đang sở hữu.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY