CÔNG TY 40 NGƯỜI, NHƯNG MỌI VIỆC VẪN PHỤ THUỘC VÀO MỘT NGƯỜI. 

Doanh nghiệp có gần 40 nhân sự. Mỗi phòng ban đều có trưởng nhóm, quản lý phụ trách. Thế nhưng, mỗi ngày, điện thoại của giám đốc vẫn nhận hàng trăm cuộc gọi và tin nhắn nội bộ.

“Từ việc duyệt báo giá, xử lý khiếu nại khách hàng cho đến quyết định tuyển dụng hay mua sắm văn phòng phẩm, cuối cùng mọi người vẫn hỏi tôi.”

Đó là chia sẻ của một khách hàng khi tìm đến IBPO.

Điều đáng nói là doanh nghiệp này không hề nhỏ. Sau nhiều năm phát triển, họ đã xây dựng được đội ngũ gần 40 nhân sự, bộ máy tổ chức tương đối đầy đủ và doanh thu tăng trưởng ổn định qua từng năm. Nhìn từ bên ngoài, mọi thứ đều cho thấy đây là một doanh nghiệp đang vận hành tốt.

Nhưng bên trong, một vấn đề âm thầm tồn tại và ngày càng bộc lộ rõ khi quy mô tăng lên: mọi việc đều quay về một người.

Khi doanh nghiệp lớn lên, sự phụ thuộc cũng lớn lên

Trong quá trình khảo sát hiện trạng vận hành, đội ngũ IBPO nhận thấy một câu nói xuất hiện với tần suất rất cao trong nội bộ doanh nghiệp:

“Cái này phải hỏi anh.”

Nhân sự mới gặp tình huống phát sinh phải hỏi. Quản lý cần xử lý một trường hợp đặc biệt phải hỏi. Khách hàng có yêu cầu ngoài quy trình thông thường cũng phải chờ hỏi. Thậm chí, có những quyết định đơn giản mà người phụ trách hoàn toàn đủ năng lực xử lý vẫn được chuyển lên lãnh đạo.

Ban đầu, doanh nghiệp cho rằng đó là sự cẩn trọng. Nhưng thực tế, đây là dấu hiệu cho thấy hệ thống đang phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm và quyết định của một cá nhân.

Khi người lãnh đạo có mặt, công việc vẫn vận hành. Nhưng chỉ cần họ bận họp, đi công tác hoặc nghỉ phép, hàng loạt đầu việc bắt đầu chậm lại.

Những điểm nghẽn nhỏ xuất hiện ở khắp nơi. Khách hàng phải chờ phản hồi. Nhân sự phải chờ phê duyệt. Các phòng ban phải chờ quyết định. Và người lãnh đạo, dù không mong muốn, lại trở thành nút thắt lớn nhất trong chính doanh nghiệp của mình.

Vấn đề không nằm ở con người

Điều đáng chú ý là đội ngũ quản lý của doanh nghiệp này không hề yếu. Nhiều người đã gắn bó nhiều năm, am hiểu công việc và đủ năng lực xử lý các tình huống phát sinh.

Tuy nhiên, khi đi sâu vào cách thức vận hành, một thực tế nhanh chóng được nhìn thấy: doanh nghiệp gần như chưa có hệ thống quy trình được chuẩn hóa.

Nhiều hoạt động quan trọng đang được vận hành dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Quyền hạn chưa được định nghĩa rõ ràng. Tiêu chuẩn xử lý công việc chưa được thống nhất. Những gì nhân sự biết chủ yếu đến từ quá trình “truyền miệng” giữa người cũ và người mới.

Điều đó khiến việc ra quyết định trở thành hoạt động mang tính cá nhân thay vì một phần của hệ thống.

Khi một người có kinh nghiệm nghỉ việc, kiến thức cũng rời đi theo. Khi một quản lý thay đổi vị trí, cả một nhóm công việc phải học lại từ đầu.

Doanh nghiệp không thiếu người làm việc. Điều doanh nghiệp thiếu là một hệ thống để mọi người cùng làm việc theo một cách thống nhất.

Hành trình xây dựng lại hệ thống

Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp bắt đầu cùng IBPO triển khai việc rà soát và tái thiết kế hệ thống vận hành.

Công việc không bắt đầu bằng phần mềm. Cũng không bắt đầu bằng những biểu mẫu phức tạp. Nó bắt đầu từ những câu hỏi rất cơ bản:

• Ai có quyền quyết định từng loại công việc?
• Trường hợp nào cần báo cáo?
• Trường hợp nào được tự chủ xử lý?
• Tiêu chuẩn hoàn thành công việc là gì?
• Trách nhiệm cuối cùng thuộc về ai?

Từng quy trình được bóc tách. Từng điểm chờ được nhận diện. Từng khoảng trống trách nhiệm được làm rõ.

Ban đầu, không ít nhân sự cảm thấy việc xây dựng quy trình khiến công việc trở nên rườm rà hơn. Tuy nhiên, chỉ sau một thời gian ngắn vận hành, những thay đổi tích cực đã bắt đầu xuất hiện.

Các quản lý chủ động hơn trong việc ra quyết định. Nhân sự tự tin hơn khi xử lý công việc. Các phòng ban phối hợp nhanh hơn vì không còn phải liên tục chờ chỉ đạo từ cấp trên.

Quan trọng hơn, người lãnh đạo không còn phải xuất hiện trong mọi quyết định của doanh nghiệp.

Thay đổi lớn nhất không nằm ở quy trình

Vài tháng sau khi hệ thống đi vào vận hành ổn định, vị giám đốc chia sẻ với đội ngũ IBPO một điều khá thú vị:

“Điều tôi thấy nhẹ nhõm nhất không phải là công việc ít đi, mà là lần đầu tiên tôi cảm thấy doanh nghiệp có thể vận hành ngay cả khi tôi không có mặt ở văn phòng.”

Đó cũng là thời điểm doanh nghiệp nhận ra một sự thật quan trọng: sự phát triển bền vững không đến từ việc người lãnh đạo làm được nhiều việc hơn, mà đến từ việc tổ chức có thể vận hành hiệu quả mà không phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào.

Một doanh nghiệp mạnh không phải là doanh nghiệp mà mọi người đều phải đi hỏi lãnh đạo.

Một doanh nghiệp mạnh là doanh nghiệp nơi mỗi người đều biết mình cần làm gì, được quyền làm đến đâu và chịu trách nhiệm cho điều gì.

Đó cũng chính là giá trị cốt lõi của việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Bởi khi quy trình đủ rõ ràng, quyền hạn đủ minh bạch và trách nhiệm được xác lập đúng cách, doanh nghiệp không còn vận hành bằng sự phụ thuộc.

Doanh nghiệp vận hành bằng hệ thống.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan:

• IBPO bắt đầu dự án tư vấn xây dựng quy trình cho MSI
• IBPO Xây Dựng Quy Trình Cho Công Ty Thành Đạt
• IBPO Khảo Sát Tân Hoàng Minh Phát Trước Khi Xây Dựng Quy Trì
• iBPO ký MOU với Sở KHCN triển khai OKR/KPI trong hành chính công
• iBPO khởi động dự án tư vấn xây dựng quy trình cho Gốm sứ Nam Việt
• iBPO triển khai đào tạo áp dụng quy trình tại Nam Việt
• BỎ QUA MỘT BƯỚC, TRẢ GIÁ CẢ HỆ THỐNG: BÀI HỌC TỪ TAI NẠN NHÀ MÁY