IBPO khảo sát Công ty Cổ phần Artex Nam An

Ngày 2/10/2023 IBPO đã tới khảo sát Công ty Cổ phần Artex Nam An, đây là công ty sản xuất và thương mại chuyên xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ làm từ nguyên liệu tự nhiên. Hôm nay chúng ta hãy tìm hiểu quy trình là gì? phân biệt quy trình với qúa trình, hành trình, chu trình?

1. Quy trình là gì?

Quy trình làm một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay một công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Thông thường các đơn vị phát triển các quy trình nhằm thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình.

2. Vai trò của quy trình

Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình. Mỗi cá nhân có kiến thức kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến việc làm khác nhau quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ họ phải tiến hành những bước công việc nào trước sau.

Trong một tổ chức, việc chuyện những cá thể có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách thao tác và hiệu suất khác nhau. Vậy nên quy trình ra đời giúp cho người triển khai những việc làm biết rằng muốn hoàn thành xong công việc đó phải thực hiện như thế nào và mục đích cần đạt là gì. Điều này giúp cho hiệu suất được nâng cao tránh mất thời gian mà không mang lại một quyền lợi nào đó.

Đối với những việc làm cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân chia việc làm hài hòa và hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa những thành viên, bảo vệ việc làm được thực thi đúng quy trình, tiến độ và trình tự như dự kiến.

Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên cấp dưới của mình hơn trải qua kiểm tra tiến trình, thao tác của họ được biểu lộ trên quy trình. Từ đó đưa ra những giải pháp hay kế hoạch kịp thời.

Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình nhằm phục vụ cho việc đạt được kế hoạch đã đề ra.

3. Các ưu điểm của quy trình

+ Đơn giản hoá đối tượng phức tạp

+ Dễ tăng năng suất và quy mô sản xuất

+ Tăng cường an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp

+ Tăng sự thỏa mãn và góp phần xây dựng lòng tự hào của lực lượng lao động

+ Khả năng cải tiến liên tục để tăng năng suất và chất lượng

+ Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng

+ Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất

+ Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá

+ Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự

+ Giảm thiểu lãng phí của phương pháp thử và sai, phòng ngừa rủi ro

+ Dễ bảo mật

4. Những nhược điểm của quy trình

+ Rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính

+ Dễ tắc nghẽn, sụp đổ

+ Khó kiểm soát chất lượng: việc lên một Quy trình sẽ khiến nhân viên làm việc máy móc không kiểm soát được chất lượng sản phẩm.

+ Hiển nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn tri thức khởi phát

+ Các chủ thể chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình và cho rằng việc lên quy trình là một việc làm mất thời gian và không mang lại hiệu quả đáng kể.

5. Các loại quy trình

– Quy trình đơn giản: là loại quy trình hoạt động tạo ra các sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật liệu, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học hoặc đơn thuần chỉ mang tính lắp ráp cơ học bao gồm các dạng thức:

+ Quy trình kinh doanh, quy trình bán hàng, mua hàng, quy trình chăm sóc khách hàng…

+ Quy trình sản xuất quần áo, xe đạp, máy móc…

+ Quy trình đào tạo công nhân cơ khí, dệt may, chuyên viên sale, chuyên viên Marketing….

+ Quy trình làm việc của Tổ trưởng, giám sát, quản đốc

+ Quy trình chế tạo, sản xuất vũ khí…

– Quy trình phức hợp: đây là loại quy trình sản xuất các sản phẩm phức hợp với nhiều cấu trúc, vật liệu khác nhau hoặc ứng dụng những thành tựu của nhiều ngành khoa học chuyên sâu. ba gồm các quy trình như: Quy trình sản xuất tàu vũ trụ, sản xuất máy bay, xe máy, ô tô….

6. Phân biệt quá trình quy trình hành trình chu trình

Quá trình	Quy trình	Hành Trình	Chu trình
Là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.	Là một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình	Là một thuật ngữ dùng để diễn đạt việc di chuyển hoặc diễn đạt mốc thời gian thực hiện một việc gì đó. ví dụ: Hành trình di chuyển từ Hà Nội về Nam Định, Hành trình tìm thấy hạnh phúc….	Chu trình là quá trình chuyển biến giữa các giai đoạn khác nhau
Quá trình thể hiện bằng hành động	Thường được thể hiện trên văn bản	Thường được thể hiện bằng hành động	Thường không được hiện hữu rõ ràng
Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình	Quy trình là công cụ quản lý, một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình	Hành trình không mang tính bắt buộc, vừa mang tính ước lượng, vừa mang tính cụ thể	Chu trình là những điểm nhấn, là nút giao của quá trình.
Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc. Đáp ứng được yêu cầu chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình. Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hoá, chưa ngắn gọn và hiệu quả mang lại không cao.	Mang tính bắt buộc tuân thủ. Quy trình xác định đầu vào và đầu ra cho quá trình. Quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định	Hành trình xác định khoảng cách về không gian hoặc thời gian	Việc chuyển đổi từ quá trình này sang quá trình khác có sự giao thoa, sự giao thoa đó được gọi là chu trình.