IBPO ký hợp đồng Giám sát với Công ty Kyanon Digital
Ngày 03/10/2022 IBPO đã ký hợp đồng thực hiện dịch vụ Giám sát hiệu lực hệ thống quy trình với Công ty TNHH Kyanon Digital, một Công ty chuyên sản xuất, gia công phần mềm và thực hiện các dịch vụ tư vấn chuyển đổi số, nhằm mục đích tiếp tục đồng hành giúp khách hàng duy trì hệ thống ISO 9000 và ISO 27000 mới xây dựng, nhằm cải tiến liên tục hệ thống, đem lại các giá trị thực sự cho doanh nghiệp.
Đánh giá viên của iBPO sẽ định kỳ hàng tháng thực hiện kiểm tra và đánh giá các biện pháp kiểm soát mà công ty áp dụng. Vai trò của việc giám sát hiệu lực định kỳ là cung cấp sự đảm bảo rằng các quá trình quản lý rủi ro, quản trị và kiểm soát nội bộ của công ty đang hoạt động hiệu quả. Hơn nữa, đánh giá nội bộ cũng chứng minh là một cơ chế bảo vệ trong việc phát hiện các vi phạm pháp luật, quy định và các điều khoản của hợp đồng và thỏa thuận.
Quy trình đánh giá hiệu lực hệ thống thường bao gồm:
- Lập kế hoạch đánh giá với các bộ phận
- Kiểm tra hồ sơ các bộ phận dựa trên các quy trình đã ban hành
- Phỏng vấn các trưởng bộ phận để xác định tính tuân thủ
- Xác định các điểm vi phạm quy trình và xác định biện pháp khắc phục phòng ngừa chống tái diễn
- Lập các Biên bản giám sát, báo cáo tổng hợp
- Gửi và trình bày báo cáo giám sát hàng tháng với Ban lãnh đạo, nêu ra:
- Đánh giá khách quan mức độ tuân thủ quy trình của toàn cty, các bộ phận
- Các điểm yếu, điểm mạnh
- Các đề xuất cải tiến
- Theo dõi khắc phục phòng ngừa và lắng nghe đề xuất cải tiến, hỗ trợ tái đào tạo, đào tạo nhân viên mới về quy trình
- Truyền thông nội bộ, nhắc nhở, động viên toàn công ty đồng thuận, tuân thủ và tích cực đóng góp cải tiến.
Mục đích cuối cùng của việc này là đánh giá và nâng cao hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị. Nói cách khác, đánh giá nội bộ tổng thể được thiết kế để giám sát tính hiệu lực của các quá trình kiểm soát nội bộ đã được quản lý áp dụng theo cách truyền thống.
Trong các bước được nêu trên đây bước nào cũng quan trọng, liên quan chặt chẽ đến hiệu quả hệ thống:
- Bước Lập kế hoạch là chìa khóa để thực hiện một cuộc đánh giá thành công. Các yếu tố thường được biết đến như khi nào, cái gì và cách thức/ chiến lược đánh giá, trọng tâm trọng điểm sẽ được tiến hành.
- Bước kiểm tra hồ sơ tập trung vào kỹ năng chọn mẫu, kiểm tra bản cứng, bản mềm, phát hiện các rủi ro/ sự không phù hợp từ hồ sơ, giảm thời gian trao đổi trực tiếp.
- Bước phỏng vấn, đánh giá viên cần vận dụng kỹ năng giao tiếp để đánh giá mức độ trung thực của thông tin, hiểu bối cảnh, vấn đề, phát hiện cơ hội cải tiến, đồng thời đây cũng là cơ hội quý giá tiếp xúc 1:1 để động viên, lắng nghe lý giải, ý kiến cải tiến, để giải thích, đào tạo thêm về nhận thức với hệ thống.
- Bước chốt Biên bản và báo cáo đánh giá hiệu lực cũng quan trọng không kém. Việc xác định chính xác NC gì, cần khắc phục, phòng ngừa thế nào sẽ đem lại hiệu quả thực sự cho doanh nghiệp hay gây lãng phí không cần thiết phụ thuộc rất nhiều vào mỗi chuyên gia đánh giá.
- Bước Báo cáo lãnh đạo. Bước này thì phụ thuộc vào các CEO đây. Nếu CEO thực sự quan tâm, mỗi tháng dành ra 0,5 đến 01 giờ nghe báo cáo và chỉ đạo thì hệ thống chắc chắn sẽ duy trì và cải tiến cực tốt.
- Hoạt động khắc phục phòng ngừa nếu không được thực hiện và kiểm tra đầy đủ thì mọi cố gắng vận hành hệ thống đều vô nghĩa
- Truyền thông nội bộ cũng là giải pháp bổ sung cực kỳ cần thiết, giúp quá trình truyền tải thông tin trong nội bộ được lan rộng, tạo tiền đề tuân thủ và sự sẵn sàng trong mỗi nhân viên.
Nhìn chung để vận hành được cơ chế kiểm soát nội bộ hiệu quả, giảm chi phí đòi hỏi không ít tâm sức của lãnh đạo và những người duy trì hệ thống quy trình.
iBPO hy vọng mọi hệ thống quy trình đều được duy trì vận hành hiệu quả, tránh lãng phí công sức xây dựng ban đầu.
Mọi ý kiến thắc mắc, tham khảo thêm về hoạt động giám sát hiệu lực hệ thống vui lòng liên hệ iBPO (ĐT: …)
Bài viết có sử dụng hình ảnh trên Fanpage của Kyanon Digital
Tham khảo bài viết liên quan: IBPO KÝ HỢP TÁC ĐÀO TẠO BA VỚI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ITPLUS
